- Nazwa projektu: Wdrożenie usprawnień organizacyjnych w OPS Dzielnicy Ochota m. st. Warszawy (nr POWR.02.05.00-00-0171/17)
- Okres realizacji: 1 czerwca 2018 r. - 31 maja 2019 r.
- Źródło finansowania: Europejski Fundusz Społeczny, Program Operacyjny Wiedza - Edukacja - Rozwój, Oś Priorytetowa II: Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji (Działanie 2.5 - Skuteczna pomoc społeczna)
- Łączna wartość projektu - 421 363 zł (w tym: dofinansowanie ze środków EFS - 355 125 zł, dofinansowanie ze środków dotacji celowej - 66 238 zł).
- Główny cel projektu: wdrożenie usprawnień organizacyjnych polegających na oddzieleniu pracy socjalnej i usług od postępowań administracyjnych, w efekcie czego nastąpi wzrost jakości i efektywności obsługi klientów OPS
- Grupa docelowa: 40 pracowników OPS Dzielnicy Ochota, w tym 25 pracowników socjalnych
Etap I (06 – 08.2017 r.)
Podstawą do rozpoczęcia prac nad projektem było założenie, że dzięki rozdzieleniu postępowań administracyjnych od zaawansowanej pracy socjalnej nastąpi poprawa jakości usług świadczonych przez OPS na rzecz mieszkańców. Zainteresowanie takimi zmianami wyrażali pracownicy Ośrodka, dostrzegając w nowym modelu szansę na zwiększenie skuteczności udzielanych świadczeń. Głównym dokumentem, który posłużył do rozpoczęcia prac nad projektem były Zasady wdrażania usprawnień organizacyjnych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej oraz inne opracowania przygotowane przez Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Urząd m.st. Warszawy.
W okresie przygotowawczym określono potrzeby szkoleniowe pracowników i oszacowano koszt wyposażenia oraz adaptacji pomieszczeń OPS. Wiele zagadnień związanych z wdrażaniem projektu omawiano na wspólnych spotkaniach dyrekcji i pracowników OPS. Ten etap prac zakończył się przygotowaniem i złożeniem Wniosku o dofinansowanie projektu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Etap II (09.2017 – 04.2018)
W kolejnym etapie prac dopracowano założenia projektowe; uzgodniono także niezbędne poprawki z MRPiPS. Okres ten zamknięto podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu w dn. 22 kwietnia 2018 r.
Etap III - wdrażanie zmian (05.2018 – 05.2019)
W tym okresie zrealizowano zasadnicze prace projektowe:
- W celu sprawnej realizacji projektu powołano Zespół Zarządzający, którego zadaniem było m.in. czuwanie nad formalną stroną projektu, przygotowanie odpowiednich dokumentów (np. dotyczących zamówień), nadzorowanie podwykonawców, monitoring i rozliczanie projektu, kontakt z MRPiPS oraz współpraca z innymi komórkami OPS zaangażowanymi w realizację projektu.
- Utworzony został również Zespół ds. Wdrażania Zmian (ZWZ) zajmujący się merytorycznymi problemami związanymi z reorganizacją OPS, m.in.: analizą materiałów programowych i wytycznych dotyczących funkcjonowania OPS, opracowaniem nowej struktury Ośrodka oraz zakresów i zadań dla poszczególnych komórek, zasadami obiegu dokumentów, przygotowaniem narzędzi zaawansowanej pracy socjalnej oraz założeń do nowego regulaminu organizacyjnego i in. Członkowie ZWZ wzięli udział w wizycie studyjnej w Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Toruniu - jednostce, która wdrożyła podobne zmiany organizacyjne. Dzięki temu Zespół zapoznał się z różnorodnymi problemami, jakie mogły pojawić się w trakcie realizacji projektu.
- Przeprowadzono prace remontowo-adaptacyjne związane z zapewnieniem lepszej funkcjonalności pomieszczeń i dostosowaniem ich do nowej struktury organizacyjnej. Zakupiono sprzęt biurowy, meble, komputery, drukarki itd.); zainstalowano sieć komputerową i łącza internetowe. Efektem tych prac było m.in. utworzenie i wyposażenie pokojów rozmów z klientami (w pomieszczeniach OPS przy ul. Przemyskiej 11 i Białobrzeskiej 4a) oraz utworzenie nowych stanowisk pracy dla pracowników socjalnych.
- Zorganizowano szkolenia specjalistyczne dla ok. 50 pracowników OPS, które miały na celu zapoznanie pracowników Ośrodka z nowymi zasadami funkcjonowania oraz poszerzenie wiedzy i podniesienie ich kwalifikacji.
|
Lp. |
Temat szkolenia |
Liczba uczestników |
|
1 |
Rozdzielenie pracy socjalnej od świadczeń przyznawanych decyzją administracyjną |
40 |
|
2 |
Zarzadzanie zmianą |
4 |
|
3 |
Doskonalenie umiejętności interpersonalnych |
26 |
|
4 |
Metodyka pracy socjalnej |
23 |
|
5 |
Terapia skoncentrowana na rozwiązaniach (TSR) |
5 |
|
6 |
Budowanie systemu wsparcia dla osób zależnych |
16 |
|
7 |
Praca metodą projektów socjalnych |
10 |
|
8 |
Pierwszy kontakt z klientem ośrodka pomocy |
5 |
|
9 |
Kodeks postępowania administracyjnego dla jednostek pomocy społecznej |
24 |
- Dodatkowym wsparciem w okresie wdrażania zmian były superwizje dla 18 dla pracowników socjalnych i psychologów oraz konsultacje specjalistyczne z zakresu rozdzielenia pracy socjalnej od świadczeń przyznawanych decyzją administracyjną.
- W październiku 2018 r. OPS rozpoczął pracę według nowych zasad. Wprowadzono nowy Regulamin organizacyjny OPS. W celu usprawnienia pracy Ośrodka i poprawienia obsługi klientów powołano: Dział Postępowań Administracyjnych i Pierwszego Kontaktu (Zespół Pierwszego Kontaktu, Zespoły Postępowań Administracyjnych), Dział Usług (Zespół ds. Pracy Socjalnej i Asysty Rodzinnej, Zespoły Usług) oraz zatrudniono dodatkowo 2 pracowników socjalnych.
- Przygotowano Raport podsumowujący wdrożenie usprawnień organizacyjnych w OPS Dzielnicy Ochota, pokazujący, że nowa struktura OPS okazała się sprawniejsza i bardziej funkcjonalna, a pracownicy są w stanie zaoferować lepszą obsługę klientom Ośrodka.
- Projekt został rozliczony finansowo, poprzez złożenie i akceptację końcowego wniosku o płatność.
Etap IV (06.2019 – 06.2020)
Zgodnie z przyjętymi założeniami projektowymi Ośrodek zobowiązał się do zapewnienia trwałości zmian organizacyjnych (w tym do utrzymania zatrudnienia pracowników socjalnych) przez co najmniej 1 rok od zakończenia projektu, tj. do czerwca 2020 r. W planach na ten okres przewidziano m.in. ocenę działań podjętych w celu poprawy jakości obsługi klientów OPS, doskonalenie procedur związanych z obiegiem dokumentów. Wnioski będą systematycznie uwzględniane w bieżącej działalności Ośrodka.
